Zo zorg je voor meer verbinding tijdens hybride vergaderingen

Maak voor het overleg een aantal afspraken met elkaar. Wijs bijvoorbeeld een voorzitter aan die iedereen om de beurt het woord geeft. En spreek met elkaar af hoe collega’s die de vergadering online bijwonen, laten weten dat ze iets willen zeggen. In Microsoft Teams kan dat bijvoorbeeld door een virtueel handje op te steken. Door vooraf met elkaar af te stemmen wat de behoeften en afspraken zijn, voorkom je dat je grip verliest en dat je energie moet steken in de vergadervorm in plaats van in de inhoud. Maak tot slot ook de afspraak dat inhoudelijke beslissingen alleen gemaakt worden wanneer iedereen erbij is, en bijvoorbeeld niet tijdens de pauze als je even met collega’s de vergaderruimte uitloopt. Zo voorkom je dat de online deelnemers onbewust buitengesloten worden.

Het thuiswerken heeft ons allemaal een stuk behendiger gemaakt in het online vergaderen. Nu we steeds meer overgaan naar hybride vergaderen komen er wel nog wat aandachtspunten bij. Bijvoorbeeld de galm die ontstaat als je met meerdere collega’s in een vergaderruimte een hybride vergadering start met alle microfoons aan. Dat is gelukkig makkelijk op te lossen: zorg dat iedereen inbelt met de camera aan en de microfoons en het geluid uit. Kies daarna een laptop uit van een collega die centraal zit en zorg dat die microfoon aan staat en het geluid maximaal wordt verhoogd.

Bij a.s.r. gaan we nog een stapje verder, en maken we gebruik maken van slimme vergaderruimtes die zijn voorzien van een speciaal camerasysteem. In deze ruimtes staan beeldschermen met camera’s die inzoomen op de deelnemers die op dat moment aan het woord zijn. Met de draadloze microfoons zorg je dat alle deelnemers goed verstaanbaar zijn voor de thuiswerkers. Ideaal voor de langere en intensievere hybride vergaderingen!

Heb je wel eens het gevoel gehad dat jouw boodschap tijdens een vergadering niet landt zoals jij het bedoeld had? Die ‘ruis’ in een gesprek is heel normaal, zeker tijdens een hybride vergadering. Van een ritselend papiertje op de achtergrond tot een verbouwing bij de buren: het kan allemaal afleiden van je boodschap. En als je collega's bij elkaar in een ruimte zitten, komen daar ook nog de prikkels van een fysieke vergadering bij.

Probeer je daarom bewust te worden van ruis die jij mogelijk kan veroorzaken. Controleer eens de kwaliteit van de microfoon in jouw koptelefoon. Of maak gebruik van de achtergrondeffecten in Microsoft Teams als het een rommeltje is achter je bureaustoel. Zorg er altijd voor dat je achtergrond er professioneel en netjes uitziet. Dus geen ballonnen of vakantiefotos, behalve bij speciale gelegenheden. Let ook op dat je niet onnodig gaat haasten tijdens een hybride vergadering. Erg snel praten, direct op elkaar reageren en continu het tempo willen ophogen kan juist zorgen voor een stroef gesprek. Probeer juist de nadruk te leggen op het luisteren.

Waar je tijdens een gesprek op kantoor veel oppikt uit iemands houding, uitstraling, emotie en gezichtsuitdrukkingen, moet je het tijdens een online vergadering grotendeels doen met verbale communicatie. Hierdoor valt een groot deel van de signalen weg die je gewend bent om op te pikken tijdens een offline gesprek. Je hoort wel wat iemand zegt, maar merkt minder goed op hoe of waarom het gezegd wordt. Dit is belangrijk om te onthouden tijdens een hybride vergadering. Want de collega die tegenover jou aan tafel zit, pikt signalen dus veel makkelijker op dan de collega die je in een vakje op jouw scherm ziet.  

Om ervoor te zorgen dat jouw boodschap zo ‘compleet’ mogelijk bij de ontvanger belandt, is het dus verstandig om je camera aan te zetten tijdens het spreken, hardop te praten en ook niet bang te zijn om wat meer emotie te tonen. Even glimlachen, knikken of verbaasd kijken geeft ook al een signaal af. Zo hou je de vergadering dynamischer voor zowel de deelnemers thuis als voor de deelnemers naast jou in de vergaderruimte.

Het gevaar van een hybride vergadering is dat de collega’s die online inbellen, aanvoelen als publiek voor de collega's die fysiek aanwezig zijn. Je ziet vaak gebeuren dat de collega’s in de vergaderruimte met elkaar in gesprek gaan, en de online deelnemers vergeten. Dan is het een uitdaging om je als online deelnemer weer te mengen in het gesprek.

Een echte artiest weet zijn of haar publiek te betrekken bij de show. Als je dus het gevoel hebt dat jouw online collega’s niet meer betrokken worden bij de vergadering, toon dan initiatief en vraag actief om hun meningen en input. Voor de deelnemers thuis is het vooral de uitdaging om ‘erbij’ te blijven en niet afgeleid te raken in een hybride vergadering. Open daarom geen schermen die je niet nodig hebt tijdens de vergadering en weersta de verleiding om je mail bij te werken of op een chat te reageren. Zo kun je het gesprek beter volgen, een betere bijdrage leveren en aanvoelen wanneer je kan inspringen.