3 tips voor effectief leiderschap op afstand

De eerste weken van de coronatijd waren heel intens. Ik ervaarde zelf voor het eerst hoe het is om volledig thuis te werken en een team aan te sturen, en maakte beleid dat ik gelijk in de praktijk kon brengen. Er was zeker een gevoel van crisis, maar dat had ook iets moois. Daar waar ik dacht dat ik op afstand minder verbinding zou voelen, was het gevoel van verbondenheid juist enorm. We gingen de uitdaging samen aan. We hebben ook hele goede stappen gezet met elkaar. De invoering van de Mood Monitor bijvoorbeeld, een wekelijkse pulse check om te peilen hoe het met iedereen gaat.

Diezelfde verbondenheid zag ik in de andere onderdelen van a.s.r. Iedereen zette samen de schouders eronder. Onze familiecultuur was daarbij heel belangrijk. Leidinggevenden sprongen in op de behoeften van hun collega’s en straalden zorg, betrokkenheid en vertrouwen uit. Dat gevoel van vertrouwen werd alleen maar sterker toen we medewerkers dagelijks een paar uur extra vrij gaven om de kinderen te helpen met hun schoolwerk, boodschappen te doen voor hun ouders of een frisse neus te halen. Daar kwamen fantastische reacties op.

Nu de crisissituatie langzaam overgaat in een nieuwe werkelijkheid, is het van belang om die motivatie en verbondenheid vast te houden. Effectief leiderschap op afstand is daarvoor de basis. Maar hoe bereik je dat? De volgende drie tips hebben mij de afgelopen maanden geholpen.

Nu we niet meer fysiek samenkomen, zijn initiatieven die het groepsgevoel en de sociale cohesie versterken onmisbaar. Die initiatieven kunnen van bovenaf komen. Zo delen de leden van de Raad van Bestuur van a.s.r. blogs over wat ze bezighoudt en houden ze regelmatig live events in Teams om vragen van medewerkers te beantwoorden. Maar er worden ook veel leuke dingen georganiseerd door medewerkers binnen de verschillende teams. Geef ze daar de ruimte voor! Bij HR hebben we net voor de derde keer een superleuke online pubquiz gespeeld en delen we op Teams blogs en vlogs met elkaar om een kijkje te geven in onze thuiswerkweek. Daarnaast hebben we een interne nieuwsbrief en organiseren we online stand-ups waarin een collega vertelt over een specifiek project of onderwerp. Die stand-up hadden we voor corona ook al, maar is nu echt een groot succes. Juist omdat je elkaar niet meer bij de koffieautomaat spreekt.

Daar waar Teams vaak effectiever en efficiënter is dan fysieke bijeenkomsten, schiet het sociale aspect er sneller bij in. Blijf dus ook bewust tijd inruimen voor een sociaal gesprek over ditjes en datjes. Dat is best een uitdaging, want vaak heb je na een dag vol Teams-gesprekken geen zin meer om tegen een scherm te praten. Dan is het fijn om online en offline af te wisselen. Organiseer iets buiten kantoor, zoals een wandeling op anderhalve meter afstand, een boottochtje of gewoon ergens een kopje koffie. En als ook dat niet kan, is wandelend bellen nog een uitkomst. Ik heb de afgelopen maanden regelmatig telefonische wandelbila’s gevoerd terwijl ik vuil opraapte in het bos. Als ik een uur later met een zak vol viezigheid het bos uitloop heb ik drie dingen bereikt: ik heb mijn stappen gezet, een collega gesproken én iets voor mijn leefomgeving gedaan.

Ten slotte zou ik de bal ook bij medewerkers zelf willen leggen. Iedereen werkt anders, dus het is belangrijk dat iedereen zelf aangeeft waar hij of zij behoefte aan heeft. Daar kun je als leidinggevende natuurlijk wel bij helpen door te vragen waar de behoeften liggen en daarop in te spelen. Minstens zo belangrijk is om daarna te blijven checken of je nog steeds aan de behoeften voldoet. Waar je dat voorheen vanzelf merkte, moet je daar nu veel bewuster bij stilstaan. Bij a.s.r. doen we dat bijvoorbeeld door in teamoverleggen en bila’s in gesprek te gaan over de resultaten van de Mood Monitor van de afgelopen week. Dat werkt heel goed. 

Het allerbelangrijkste vind ik om niet te treuren over wat we niet meer hebben, maar de werksituatie van de positieve kant te bekijken. We hebben geen reistijd meer, er zijn veel minder files dan voorheen en we veroorzaken minder CO2-uitstoot. Zo kan het ook! De coronacrisis dwingt ons om een andere kijk te hebben op dingen, laten we daar gebruik van maken.