De thuiswerkuitdaging van IT
Bij a.s.r. is thuiswerken al jaren aan de orde van de dag. Eén of twee dagen per week is de standaard en daarnaast gaan veel collega’s voor de spits naar huis om ’s avonds de laptop nog even open te slaan. Dat is technisch gelukkig heel goed mogelijk. Maar wat als plotseling iedereen tegelijk thuis moet kunnen inloggen? Mede dankzij infra-ontwikkelaars Dennie van Dijk en Jack Leonard konden alle 4.500 a.s.r.-collega’s vanaf de allereerste thuiswerkdag op afstand blijven werken.
Toen het coronavirus nog ver van ons verwijderd was, trokken Dennie en Jack aan de bel. Ze zagen een hogere druk op de inbelvoorziening en beseften zich dat een lockdown in Nederland te veel zou gaan vragen van het a.s.r.-netwerk. Sindsdien zetten ze alles op alles om collectief thuiswerken mogelijk te maken. ‘Dat was heel hard rennen’, vertelt Jack. ‘Normaal gesproken ben je met zo’n wijziging twee of drie maanden bezig en nu moest het in drie weken. Dan moet je creatief zijn, doen wat je kan met de hardware die je al in huis hebt en heel snel schakelen met het management en de Raad van Bestuur. Dat dat kon, getuigt voor mij wel van de kracht van a.s.r.’
Dennie: ‘Om de VPN-capaciteit uit te breiden moesten we aanpassingen in de hardware doen die we nog nooit eerder hadden gedaan. Gebruikers moeten geen last hebben van de overgang, dus dat moesten we heel goed testen, bijschaven en verbeteren. Zo waren Jack en ik op een donderdagavond na een maaltijd Chinees tot elf uur ’s avonds bezig met aanpassen en testen, en stonden we de volgende ochtend alweer vroeg klaar om VPN-problemen op te lossen.
Daarnaast moesten we goed nadenken over de risico’s en scenario’s wanneer er bijvoorbeeld een systeem uitvalt. Daarover informeerden wij het management en gaven we advies. Gedurende het traject kregen we steeds meer vrijheid en vertrouwen, dat was heel gaaf.’
De teamspirit en verbondenheid op de afdeling is groter dan ooit.
Op 10 maart werden alle a.s.r.-collega’s verzocht om als test thuis te blijven werken. Een spannend moment voor Dennie en Jack, want de uitgebreide capaciteit werd voor het eerst echt op de proef gesteld. Jack: ‘Met een klein team hielden we goed in de gaten of alles werkte zoals het hoorde. We zagen precies waar het misging en konden snel ingrijpen, zodat er thuis niets van te merken was. Op basis daarvan hebben we een actielijst gemaakt om het beter te maken en een paar dagen later werd het al werkelijkheid. De eerste twee serieuze thuiswerkdagen werd het systeem nog zwaarder belast dan op de testdag en hebben we tot laat in de avond hard gewerkt aan aanpassingen om alles draaiende te houden. Maar het is gelukt!
We zijn begonnen met basisfunctionaliteiten – videobellen stond de eerste weken bijvoorbeeld nog uit – en stap voor stap hebben we alles opengezet. Toen alles een beetje tot rust kwam hadden we ruimte om verbeteringen op de bestaande infrastructuur door te voeren en nieuwe apparaten toe te voegen om het allemaal toekomstbestendig te maken. Met dat laatste zouden we normaal gesproken een half jaar bezig zijn en nu hebben we het naar verwachting binnen 10 weken af. Dat is echt bijzonder.’
Dennie: ‘Ik ben trots dat we 4.500 mensen tegelijkertijd thuis kunnen laten werken. Hiervoor was de piek van thuiswerkers op één dag nog zo’n 2.500, toen er in 2017 code rood was afgegeven voor sneeuw. Dat stelt eigenlijk niks voor in vergelijking.’
Jack: ‘Wat ik heel bijzonder vind is de waardering die wordt uitgesproken. We krijgen complimenten van de directie en de Raad van Bestuur en ook voor de rest van a.s.r. wordt de afdeling IT & Change ineens heel zichtbaar. Normaal gesproken werken we vooral achter de schermen en nu zijn we ineens de spin in het web. Daardoor is de teamspirit en verbondenheid op de afdeling groter dan ooit. Dat maakt mij trots.’
